- Скрыть

Деловые совещания

Рассмотрим правила деловых совещаний более подробно в рамках делового этикета.

Партнеров на деловое совещание разумно приглашать рассылкой письменных приглашений. Обычное оповещение партнеров через телефонные звонки секретарей допустимо только для формальных, коротких встреч. Письменное приглашение отправляется за несколько дней до совещания и дает больше возможностей для подготовке к встрече. Собеседники смогут оперативно выработать свои мнения и определятся с позициями.

Письменное приглашение должно содержать сведения о продолжительности мероприятия (приглашенным это поможет заранее спланировать свой рабочий график) и состав участников (позволит подготовиться к дискуссиям с теми или иными конкретными оппонентами).

Следовательно, письменные приглашения обеспечивают глубокое, продуманное и всестороннее обсуждение намеченных вопросов и делают переговоры более острыми. А чем напряженнее дискуссия, тем правильнее будет выработанное решение.

Не следует допускать перехода простого делового спора в яростную схватку. Для предотвращения переноса спора на конкретные личности необходимо заранее позаботиться о правильном размещении собеседников. Хозяину встречи не желательно позволять гостям рассаживаться по своему усмотрению.

При превышении количества собравшихся 6 человек, порядок рассадки определяется путем вытягивания специальных карточек с местами.

Нижеперечисленные правила позволят предотвратить возникновение конфликтов:

  • Напротив друг друга не стоит размещать представителей конкурирующих компаний, соперников, членов враждующих группировок. Людей, находящихся друг с другом в плохих отношениях рекомендуется рассаживать как можно дальше друг от друга.
  • Серьезным фактором, благоприятным для возникновения конфликта, является слишком тесный стол. Поэтому позаботьтесь о просторном помещении и большом столе.
  • Руководитель должен располагаться в центре помещения. Он должен иметь возможность смотреть в глаза любому из участников. Если руководитель находится в торце длинного стола, ему крайне сложно уследить за всеми участниками.

Заседание открывается точно в назначенное время. Опоздавших ждать не следует. Начинают встречу с приятной информации, хорошей оценки какого-либо важного события. Это создает благоприятный эмоциональный фон у присутствующих.

Во время делового совещания руководитель должен выполнять следующее:

  • в самом начале заседания сообщить собравшимся, что поставленная на обсуждение проблема может быть решена в отведенное время силами присутствующих;
  • позволить высказаться всем участникам, вызывая каждого поименно;
  • лирические отступления, исторические очерки и др. пресекать;
  • в случае возникновения необходимости уточнить позицию высказывающегося;
  • отклонять решения, не имеющее серьезных аргументов в свою поддержку, тогда как достаточно аргументированные решения принимать ко вниманию;
  • периодически подводить промежуточные итоги, что позволяет взбодрить собравшихся и показать им, что они приближаются к намеченной цели;
  • скрывать свое личное отношение до последнего момента;
  • принимать своевременные меры для предотвращения вспышек эмоций путем снятия эмоционального напряжения;
  • адекватно относиться к критике в свой адрес;
  • не допускать уничтожающей критики в адрес других участников.

Если заметили, что какой-то собеседник заблуждается, не бросайте его. Ведь в результате он может потерять интерес к обсуждению, а еще хуже — уйти в оппозицию. В каждой ошибочной теории находится доля истины. Руководитель обязан пресекать поток критики одного участника в адрес другого. При этом он должен обратить внимание на положительные моменты в позиции критикуемого и призвать к выработке единого подхода.

В деловых совещаниях критика является очень полезной, особенно когда явно имеют место серьезные ошибки и злоупотребления. Так же она благоприятно действует в ситуациях, когда провалов еще нет, но наметились опасные тенденции. Критика необходима тем, что позволяет конструктивно решить проблему. Она не может являться инструментом поиска врагов в своем коллективе.

Не следует критиковать человека, допустившего каку-либо ошибку, в целом. Необходимо указать на конкретную ошибку или определенный недостаток деятельности. При этом необходимо быть уверенным в том, что критикуемый постарается исправить свои недочеты. Критика должна строиться на аргументах, а так же, следует высказать пути решения проблемы и способы, позволяющие избежать ошибок.

В завершении встречи, руководитель должен сформировать заключительную речь, в которой следует с благодарностью высказаться об аргументах проигравшей стороны, подчеркнув при этом, что это помогло выработать рациональное решение.

Предлагаем услугу «Бухгалтерское обслуживание предприятий», позволяющую значительно упростить общение с контролирующими органами и сэкономить значительную часть средств.


05.10.2012