- Скрыть

Этикет делового человека

В этом разделе рассмотрим то, каким должен быть этикет руководителя.

Когда руководитель входит в помещение, он обязательно должен поприветствовать всех находящихся там людей, особенно женщин и сотрудников, которые старше его по возрасту.

Как принимать посетителей

Этикет руководителя обязывает хозяина кабинета приветствовать посетителя, но вставать при этом нет необходимости, достаточно пригласить последнего сесть. Если же посетителем является пожилой человек или женщина, воспитанный чиновник обязательно встанет из-за своего рабочего места и проводит гостя к стулу, либо креслу.

Принимая посетителей, руководитель может изменять свое поведение в зависимости от ранга, своих обязанностей и целей приема.

Официальная форма общения руководителя

Руководитель (директор) приветствует посетителей сидя за своим рабочим местом. Затем предлагает им сесть перед своим столом. Часы приема, характер и итоги общения определяются хозяином кабинета.

Неофициальная форма общения директора

На неофициальных встречах все собравшиеся обладают равными правами на обмен информацией. Время встречи назначается согласно взаимной договоренности всех сторон. Когда входит посетитель, хозяин кабинета должен встать из-за стола, поприветствовать вошедшего и пригласить его в зону коллегиальной работы, чтобы начать беседу. Сам же он садится напротив гостя.

Ярко выраженная форма общения

Руководитель полностью открыт для общения и готов внимательно выслушать посетителя. Согласно этикету, он должен встречать гостя, стоя в центре помещения. После того, как оба поприветствовали друг друга, они перемещаются за журнальный столик.

Многим руководителям хочется свести общение с посетителями к минимуму. Упущенное время приводит финансовым потерям. А существуют еще и такие люди, которые готовы привлечь внимание к собственной персоне, испытывая при этом чувство собственной значимости. Такие посетители отнимают огромное количество времени у руководителей.

Для того, чтобы хоть как-то уменьшить наплыв посетителей, рекомендуем воспользоваться некоторыми методами, приведенными ниже:

  1. Добавьте в обязанности вашего секретаря заблаговременное согласование сроков и дат встреч.
  2. Составьте расписание приема сотрудников.
  3. Периодически сами выходите к сотрудникам, общайтесь с ними. Это позволит им задавать интересующие их вопросы и избавит вас от необходимости принимать их индивидуально.
  4. Если есть возможность, скройте свое рабочее место от прямой видимости в открытую дверь — это значительно снизит количество потенциальных посетителей.
  5. Закрывайте двери в рабочий кабинет, когда у вас нет времени или желания принимать посетителей. Тогда мешать уж точно никто не будет.

Помимо способов, которые позволят уменьшить количество посетителей, имеется ряд проверенных методов по сокращению времени приема. При этом никто не ущемляется в своих правах. При этом самое главное — как можно быстрее выяснить главную суть вопроса.

Воспользуйтесь рекомендациями известного психолога Н.М. Власовой. Приводим некоторые из них ниже:

  1. Посетителя необходимо внимательно выслушать. Для этого следует использовать позу слушающего: не находиться напротив посетителя, соблюдать дистанцию, мимику, контактировать взглядом и т. д. Вы должны показать человеку, что слушаете его, а для этого придется эмоционально его поддержать (кивать, поддакивать, говорить, что внимательно слушаете). Задавайте наводящие вопросы и выясняйте подробности вопроса.
  2. Настоятельно советуем уточнять факторы, от которых зависит ваше будущее решение. Причем само решение желательно искать вместе с посетителем. Это значительно быстрее и легче, так как иначе посетитель просто отвергнет его. После изложения своей проблемы, спросите у визитера, каким он видит ее решение. Случается, что гость может быть эмоционально напряжен и настроен отрицательно. В этом случае вам придется направить его мысли в положительное русло. Доброжелательность, терпение, выдержка с вашей стороны позволят сделать это максимально быстро и эффективно. Никогда не говорите посетителю, чтобы он успокоился и не волновался, так как это зачастую еще больше повышает напряженность. Психологическая напряженность может быть снята комплиментами, проявлением уважения, подчеркиванием заслуг и достоинств посетителя. Попросите посетителя представить, что он находится на вашей позиции и сам принимает решение.

Руководитель достаточно просто может упорядочить часы приема своих сотрудников. Для этого достаточно написать расписание и повесить его на информационную доску. Сделать подобное с посторонними посетителями не получится.

Регулярные совещания по управленческим и рабочим проблемам позволят сократить как число посещений, так и их продолжительность.

Если у вас мало времени, а посетитель не хочет уходить, можно воспользоваться следующими рекомендациями:

  • выскажите заключительную реплику, в которой будет содержаться ответ на вопрос;
  • деловую часть разговора закончите и перейдите к простому общению;
  • почаще смотрите на часы или сделайте так, чтобы прозвенел будильник;
  • сделайте вид, что вам стало скучно;
  • встаньте;
  • проводите посетителя к входной двери;
  • читайте свои бумаги, когда посетитель начинает излагать вопросы;
  • заранее договоритесь с секретарем, чтобы при окончании времени встречи он напоминал вам об этом;
  • старайтесь говорить быстро и энергично;
  • заранее скажите визитеру, что у вас мало времени и предстоят еще встречи.

Бухгалтерское обслуживание должно оказываться только профессионалами. Наша компания уже много лет предоставляет свои услуги на рынке и за это время качестве добилась многого. Если вам необходимы услуги бухгалтера, смело обращайтесь к нам!


14.08.2012